Administración del Tiempo

Jul
23
2015

Hay personas que se saben planificar muy bien: llevan la agenda al día, elaboran listas de lo que tienen que hacer, establecen sus prioridades, e incluso estiman el tiempo que van a necesitar para llevarlas a cabo. Sin embargo, cuando se tiene que dar el siguiente paso, que es llevar todo eso a la práctica, la cosa cambia. Por eso, que te sepas organizar y planifiques con antelación las tareas, no significa que a la hora de la verdad no te dejes arrastrar por los acontecimientos, atendiendo las tareas según van llegando. Es fácil olvidarse de la agenda y de nuestro orden de prioridades en cuanto aparece un problema que reclama nuestra atención. Si dudas sobre si haces un uso eficaz del tiempo, haz una reflexión personal y piensa si para ti se ha convertido en un hábito ir corriendo a todas partes, o el hecho de que te impacientes cuando te interrumpen y que trates de separarte de la gente para continuar con lo que estabas haciendo. Éstas situaciones nos dan la voz de alarma de que no estamos administrando bien nuestro tiempo.

 

 

Respecto al modelo, lo que refiere el autor es que nos centremos en el Cuadrante II (No urgente, pero Importante), ya que es el cuadrante fundamental para ser productivos. Es el tiempo que dedicamos a planificar, a formarnos o a formar a otros, a prevenir, a ver cómo se pueden mejorar las cosas, a establecer relaciones con los demás, etc.

Desafortunadamente, no siempre es el cuadrante donde mayor tiempo pasamos, puesto que con frecuencia se presentan crisis, reuniones, problemas que hay que solucionar urgentemente… y que nos dejan la sensación de estar continuamente “apagando fuegos”. Ese es el Cuadrante I, el de lo (Urgente e Importante).

En los dos cuadrantes restantes, cuanto menos tiempo pasemos, mejor. El Cuadrante III (Urgente pero No Importante) es el de las reuniones improductivas de última hora, visitas imprevistas, llamadas inesperadas y que se prolongan más de la cuenta, o tareas que no son de uno pero que por circunstancias nos toca hacer. No merece la pena dedicar mucho tiempo a ellas.

Por último, el Cuadrante IV (Ni Importante, Ni Urgente) son las actividades más tentadoras y entretenidas, pero que suponen una total pérdida de tiempo y que no repercuten en nuestra productividad, como prestarse a chismes, gestiones que no tengan que ver con el trabajo, navegar por internet sin rumbo fijo, etc.

Lo ideal es realizar las tareas porque son importantes, no porque sean urgente, si lo que hacemos es llenar primero nuestra agenda del día con tareas que no son importantes y que no nos aportan nada, luego no encontraremos tiempo para las cosas que realmente sí lo son.