Secretaria de Apoyo Docente

Proceso de selección Externo

Instituto de Estudios Avanzados

 

El Departamento de Desarrollo de Personas, convoca a todos los interesados (as), a participar del proceso de selección externo para proveer la función de Secretaria de Apoyo Docente,  Administrativo grado 17, en calidad jurídica de A contrata, para  desempeñarse en el Instituto de Estudios Avanzados.

 

Requisitos del puesto según D.U.1444/96

 

  • Licencia de Educación Media, y Cursos de especialización para la administración de a lo menos 40 horas, según Decreto Nº 1444/96.

 

Requisitos del perfil del puesto

 

  • Título de Secretaría Ejecutiva/Administrativa.

  • Manejo de programas computacionales, Microsoft office nivel usuario, Sistema Universitas XXI, deseable manejo de inglés a nivel básico.

  • Requiere: Deseable experiencia de 1 año en cargos de similar naturaleza.

 

Misión

 

  • Ejecutar y apoyar las actividades administrativas de nivel ejecutivo, a fin de contribuir a la planeación, dirección y control de los servicios administrativos de la jefatura directa.

 

Tareas principales del puesto

 

  • Coordinar y mantener actualizada la agenda y actividades de la Jefatura y recordar oportunamente el cumplimiento de dichas citas.

  • Atender a clientes internos y externos de la Corporación en forma personal o telefónica, dando respuesta oportuna a sus consultas y/o requerimientos.

  • Digitar documentos, informes y correspondencia, respetando formatos establecidos por la Organización.

  • Administrar el despacho e ingreso de documentos en la unidad de acuerdo a los requerimientos de ésta.

  • Actualizar y enviar información requerida, a través de los medios de comunicación disponibles.

  • Elaborar, Recepcionar y despachar documentos de distinta complejidad, para su posterior trámite, según requerimientos de la jefatura.

  • Apoyar administrativamente las actividades académicas y corporativas cuando corresponda

  • Realizar cualquier otra actividad, de índole similar a las anteriores, que su jefe le requiera.

 

Tareas específicas del puesto

 

  • Apoyar administrativamente las actividades docentes; tales como asignación de salas, proporcionar material y medios requeridos por el docente, entre otros.

  • Recepcionar y tramitar las solicitudes presentadas por los alumnos, tales como, retiros, postergaciones, reincorporaciones, entre otros.  Con el fin de mantener base de datos actualizadas.

  • Recepcionar y registrar ejemplares de memorias, planillas de notas, encuestas de docencia, solicitudes de ayudantía y correspondencia.

  • Digitar documentos, informes, pruebas y correspondencia, según los formatos establecidos por la Organización.

  • Atender a profesores, alumnos y público en general.

  • Apoyar logísticamente en los eventos de titulación, seminarios, entre otras actividades de la unidad o de los Programas.

  • Realizar cualquier otra actividad de índole similar a la anterior, que su jefe le requiera.

 

Tareas específicas de la posición

 

  • Orientar y gestionar todos los procesos relacionados con los doctorados y programas de la unidad.

  • Orientar y acoger a los estudiantes extranjeros para su correcta inserción al país.

  • Generar levantamiento de información estadística, en cuanto a pagos de matrículas, aranceles y montos asignados a becas, información requerida.

  • Mantener a la Dirección informada respecto de la situación curricular y económica de los estudiantes, imprescindible para el funcionamiento del programa.

  • Coordinar lo relacionado con los procesos de matrículas, pagos de aranceles.

  • Colaborar y guiar en la inscripción de asignaturas de los estudiantes.

 

Competencias Institucionales

 

  • Orientación a la Excelencia

  • Compromiso con los valores Institucionales

  • Orientación al Servicio

 

Competencias genéricas

 

  • Iniciativa 

  • Trabajo en Equipo

  • Franqueza - Confiabilidad – Integridad

 

Antecedentes:

 

 

* La totalidad de los documentos y certificaciones podrán ser presentados en fotocopias simples, es decir NO REQUIEREN SER LEGALIZADOS ANTE NOTARIO.

 

Remitir Antecedentes

 

  •   Iniciar sesión en Bolsa Nacional de Empleo mediante el siguiente ENLACE, pinchando el botón "Postular Ahora". Los antecedentes le serán solicitados posteriormente.

 

Plazo de postulación

 

  • Del 15 al 22 de Julio de 2015.

 

Observaciones

 

-No se devolverá la documentación, y tampoco se aceptarán postulaciones fuera del plazo señalado.

-Los postulantes que no presenten la totalidad de los antecedentes requeridos podrán ser declarados fuera del proceso de manera automática.

-Los postulantes que se incorporan a los procesos de selección aceptan participar de modo voluntario en la totalidad de los sistemas de evaluación establecidos por la Universidad, a fin de contrastar las competencias genéricas y técnicas requeridas para el cargo.

-Los postulantes que presenten alguna discapacidad que les produzca impedimento o dificultades en la ejecución del proceso de selección, deberán informarlo en su postulación para adoptar las medidas pertinentes, de manera de garantizar la igualdad de condiciones a todos los postulantes que se presenten en este proceso de selección

-No podrán producirse distinciones, exclusiones o aplicarse preferencias basadas en motivos de raza, color, sexo, edad, estado civil, sindicación, religión, opinión política, ascendencia nacional y origen social que tengan por objeto anular o alterar la igualdad de oportunidades o trato en el empleo.