Secretario(a) de Unidad Centralizada
Administrativo, grado 12
Rectoría
El Departamento de Desarrollo de Personas, llama a participar del proceso de selección interno para proveer la función de Secretario(a) de Unidad Centralizada, Administrativo, grado 12, en calidad de A Contrata, para desempeñarse en Rectoría por Jornada Completa.
Requisitos del cargo según Decreto Universitario N° 1444/ 96:
Licencia de educación media y curso de especialización para la administración de a lo menos 80 horas, o bien poseer título técnico especializado en el ámbito de la administración otorgado por Universidades, Institutos Profesionales, o Centros de Formación Técnica o Colegio Técnico profesional, reconocidos por el Estado.
Requisitos del perfil del puesto:
Deseable Título Técnico de Nivel Superior otorgado por una institución de educación reconocida por el Estado (Universidad, Centro de Formación Técnica o Instituto Profesional), en la(s) carrera(s) de Secretariado (Ejecutivo, Bilingüe o similar).
Deseable cursos en:
✓ Ortografía y redacción
✓ Ceremonial y Protocolo
Deseable tres años de experiencia en funciones similares.
Conocimientos Específicos:
Herramientas ofimáticas (Texto, Planillas y Presentaciones) Nivel Avanzado.
Sistema PeopleSoft.
Manejo del sistema de trazabilidad STD.
Misión:
Ejecutar y apoyar las actividades propias de la Unidad Mayor Centralizada, organizando tareas de carácter administrativo, junto con gestionar y dar seguimiento a los procesos que se ejecutan en la Unidad, con el fin de contribuir a la planeación, dirección y control de los servicios administrativos de la jefatura directa.
Funciones principales del puesto:
✓ Atender a público en general de manera personal o telefónica, a fin de coordinar entrevistas, reuniones, solicitudes de audiencias, entre otros, debiendo discernir su importancia, urgencia y posibilidad de derivación.
✓ Coordinar y mantener actualizada la agenda y actividades de la Autoridad, recordando oportunamente el cumplimiento de dichas citas.
✓ Organizar la recepción, despacho y archivo de documentos internos y externos a la Institución.
✓ Confeccionar documentos de distinta complejidad, informes y correspondencia, según los requerimientos de la jefatura.
✓ Actualizar y enviar información requerida, a través de los medios de comunicación disponibles.
✓ Servir de vínculo entre las unidades dependientes y la Unidad de desempeño, coordinando labores a nivel administrativo, junto con estandarizar y centralizar información relevante.
✓ Generar información para la toma de decisiones de la jefatura, en materias de gestión administrativa, tanto a nivel de la Unidad como a nivel institucional.
✓ Analizar presupuesto relativo a contratación de personal, bienes y servicios temporales, con el fin de otorgar información relevante para cubrir las necesidades existentes de la Unidad.
✓ Examinar, administrar y mantener actualizada la información relacionada a RR.HH. y personal, tales como: confección de propuestas de asunción de funciones y convenios de honorarios, cambios de categoría y coordinación con la Contraloría Universitaria en la ejecución y tramitación de la documentación referida al personal, junto con la administración del sistema de control de asistencia en la Unidad.
✓ Operar sistema PeopleSoft de acuerdo a necesidades de la Unidad, implicando: gestionar becas de ayudantía, realizar traspasos de dinero, asignar viáticos, realizar pre-ingresos de facturas, preparar contratos de honorarios, manejar módulo de compras, etc.
✓ Guiar y orientar técnicamente a otras unidades en materia de su competencia.
✓ Cooperar y apoyar en la realización de eventos de cualquier nivel de la Unidad Mayor.
✓ Ocuparse de la recepción de visitantes, preparación de reuniones, cafetería y adecuación del punto de encuentro.
✓ Realizar cualquier actividad de índole similar a las anteriores que su jefatura le requiera.
Competencias Institucionales:
Orientación a la Excelencia
Compromiso con los valores Institucionales
Orientación al Servicio
Competencias del puesto:
✓ Iniciativa, Nivel C
✓ Trabajo en equipo, Nivel D
✓ Franqueza – Confiabilidad – Integridad, Nivel A
Antecedentes:
- Licencia de educación media y curso de especialización para la administración de a lo menos 80 horas, o bien poseer título técnico especializado en el ámbito de la administración otorgado por Universidades, Institutos Profesionales, o Centros de Formación Técnica o Colegio Técnico profesional, reconocidos por el Estado.
- Toma de Conocimiento por parte de la Jefatura de Centro de Costos (INGRESE AQUÍ).
- CURRICULUM VITAE Actualizado
* La totalidad de los documentos y certificaciones podrán ser presentados en fotocopias simples, es decir NO REQUIEREN SER LEGALIZADOS ANTE NOTARIO.
Remitir Antecedentes:
Para adjuntar sus antecedentes y oficializar su postulación acceda al Formulario de Postulación Interna disponible en el siguiente ENLACE. Para consultas puede contactarse a reclutamiento@usach.cl
*Para mayor información respecto a los requisitos de Ingreso a la Administración del Estado (Estatuto Administrativo, Art. N°12) y las inhabilidades (establecidas mediante el Art. N°54 de la Ley N° 18.575, Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado), visitar el siguiente enlace.
Plazo de postulación:
Desde el día lunes, 09 de enero de 2023 al día viernes, 13 de enero de 2023.
Observaciones
-En caso de inquietudes para postular a procesos de selección internos, favor acceder al siguiente enlace.
-No se devolverá la documentación, y tampoco se aceptarán postulaciones fuera del plazo señalado.
-Los postulantes que no presenten la totalidad de los antecedentes requeridos podrán ser declarados fuera del proceso de manera automática.
-Los postulantes que se incorporan a los procesos de selección aceptan participar de modo voluntario en la totalidad de los sistemas de evaluación establecidos por la Universidad, a fin de contrastar las competencias genéricas y técnicas requeridas para el cargo.
-Los postulantes que presenten alguna discapacidad que les produzca impedimento o dificultades en la ejecución del proceso de selección, deberán informarlo en su postulación para adoptar las medidas pertinentes, de manera de garantizar la igualdad de condiciones a todos los postulantes que se presenten en este proceso de selección
-No podrán producirse distinciones, exclusiones o aplicarse preferencias basadas en motivos de raza, color, sexo, edad, estado civil, sindicación, religión, opinión política, ascendencia nacional y origen social que tengan por objeto anular o alterar la igualdad de oportunidades o trato en el empleo.